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Archives communautaires

Les missions du service d’archives : les 4 C : collecter, classer, conserver et communiquer

Service de la Communauté d’Agglomération Saumur Val de Loire, les archives communautaires ont pour mission d’assurer la collecte, le classement, la conservation et la communication de l'ensemble des documents, y compris les données, produits et reçus par les services de l'Agglomération dans l'exercice de leur activité, quels que soient leur nature (budgets, registre des délibérations, dossiers de carrière, pièces de marchés, dossiers de subvention, dossiers de travaux, plans, affiches, etc.) ou leur support (papier, numérique, calque, documents audiovisuels, etc.).

Chaque document ou donnée est la trace de l’activité de l’institution communautaire, de ses agents et de ses services dans ses différents domaines de compétences.

Et avant la collecte ?

Les Archives communautaires ont un rôle de conseil et mènent des actions de formation et d’accompagnement des services de la collectivité dans la gestion quotidienne de leur production documentaire (papier et électronique). Le service intervient aussi auprès d’opérateurs publics, ou organismes dits "satellites", qui produisent des archives publiques (ex. : Saumur Agglobus, Saumur Val de Loire Tourisme, etc.), afin de les former aux bonnes pratiques d'archivage et de gestion de l'information.

Le travail de classement : A B C D... 1 2 3 4… pas seulement !

Le service procède à la mise en ordre intellectuelle et physique des dossiers, à des opérations de tri, de sélection, d'échantillonnage avant d'appliquer un sort final aux documents – destruction ou conservation, dans le respect de la réglementation applicable aux archives publiques. La destruction d'archives publiques est encadrée par le Code du patrimoine, des délais sont à respecter et une autorisation (visa) doit être délivrée par le Directeur des Archives départementales de Maine-et-Loire, agent de l’État territorialement compétent.

Classer, c’est organiser et structurer les documents entre eux, décrire leur contenu, afin de restituer un contexte de production, de trouver des informations facilement et les rendre intelligible.

Pourquoi conserve-t-on certains documents?

• les archives produites par la collectivité sont des archives publiques, leur conservation est organisée dans l'intérêt public, elles ont vocation a être communiquées au public ;

• pour leur valeur juridique, les archives servent à gérer et à justifier les droits de la Communauté d'Agglomération et de ses administrés ;

• pour la documentation historique de la recherche, ils intéresseront des chercheurs en histoire, en économie, en droit public, en aménagement du territoire, etc.

En ce sens, les Archives communautaires participent à la constitution de la mémoire de l'institution et à sa sauvegarde, à l'expression de la citoyenneté ainsi qu'à la transparence de l'action publique.

Que trouve-t-on trouve aux archives?

• les archives des services de la Communauté d'Agglomération Saumur Val de Loire ;
• le fonds du District urbain de Saumur (1965-2000), qui a précédé l'Agglomération ;
• les fonds d'archives des collectivités publiques qui ont fusionné à la création de la Communauté d'Agglomération actuelle : Communauté d'Agglomération Saumur Loire Développement (2001-2016), Communauté de communes du Gennois (1995-2016), Communauté de communes Loire Longué (1995-2016) ;
NB : le fonds de la Communauté de communes de la Région de Doué-la-Fontaine est conservé par la commune nouvelle de Doué-en-Anjou dont le siège se trouve à Doué-la-Fontaine.
• les fonds d'archives de syndicats intercommunaux dont les compétences ont été transférées à l'Agglomération : SMGS – Syndicat mixte du Grand Saumurois (2007-2017), SMAEPA – Syndicat mixte d’alimentation en eau potable et d’assainissement de la région Sud-Saumuroise (1964-2017), SMAET – Syndicat mixte pour l’aménagement et l’entretien de la rivière Le Thouet (1966-2009), Syndicale des boires de la Croix-Verte et de Saint-Lambert-des-Levées (1858-2005), etc. ;
• une collection d'ouvrages généraux et thématiques qui traitent de sujets directement liés aux compétences de l'Agglomération.

De la documentation professionnelle sur le métier d'archiviste et des ouvrages d'archivistique sont également consultables.

Vous y trouverez aussi des archivistes dynamiques et impliqué.e.s, prêt.e.s à répondre à vos questions et à vous aider dans vos recherches.

Quelques chiffres

1 kml (kilomètre linéaire) d'archives conservé, soit la distance entre Le Dôme et la gare ferroviaire de Saumur ;

3 sites de conservation (1 dépôt principal et 2 annexes) ;

40 ml (mètres linéaires) d'éliminations d'archives-papier par an ( = 2 tonnes de papier recyclés par an) ;

6 mars 1865 : date du document le plus ancien qui correspond à l'arrêté portant création de l'Association syndicale des boires de la Croix-Verte et de Saint-Lambert-des-Levées

... et le document le plus récent ? Dès qu'un agent crée ou reçoit des documents dans le cadre de ses activités et missions de service public, ce sont déjà des archives.

Quelques dates-clés/repères chronologiques

1965 : création du District urbain de Saumur par arrêté préfectoral du 26 juillet (application de l’ordonnance n°59-30 du 5 janvier 1959 tendant à instituer des districts) ;

2000 : transformation du District urbain en Communauté d’Agglomération (application de la loi du 12 juillet 1999 relative au renforcement et à la simplification de la coopération intercommunale) ;

1er janvier 2001 : création de la Communauté d'Agglomération Saumur Loire Développement ;

2015-2016 : le 7 août 2015 promulgation de la loi sur la nouvelle organisation territoriale de la République (loi NOTRe) impliquant, à l’échelle locale/territoriale, la révision du Schéma départementale de coopération intercommunale, qui est arrêté le 18 février 2016. Il préconise notamment d’élargir la Communauté d’Agglomération de Saumur ;

1er janvier 2017 : création de la Communauté d'Agglomération Saumur Val de Loire (issue de la fusion de la Communauté d'Agglomération Saumur Loire Développement, de la Communauté de communes du Gennois, de la Communauté de communes Loire-Longué avec extension aux communes de Doué-en-Anjou, Les Ulmes, Denezé-sous-Doué et Louresse-Rochemenier).

Informations Covid-19

En application du décret n° 2021-1059 du 7 août 2021, la présentation du passe sanitaire n’est pas requise pour les personnes qui accèdent aux services d’archives pour des motifs professionnels ou à des fins de recherche.

En conséquence et jusqu’à nouvel ordre, le passe sanitaire n’est pas nécessaire pour accéder à la salle de lecture des Archives communautaires de la Communauté d’agglomération Saumur Val de Loire. Il est requis, en revanche, pour accéder aux expositions, visites et ateliers, le cas échéant (jauge supérieure à 50 personnes).

Néanmoins, le port du masque, les règles de distanciation et le lavage des mains restent obligatoires en salle de lecture.

Pour aller plus loin

SIAF – Service interministériel des Archives de France
AAF – Association des archivistes français
Archives départementales de Maine-et-Loire
Archives de la Ville de Saumur

CADA – Commission d’accès aux documents administratifs
CNIL – Commission nationale de l’informatique et des libertés
@docs – Vos droits d’accès aux documents administratifs

Accueil & Accès :
Le service des Archives communautaires vous accueille sur rendez-vous du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30. Les réservations s’effectuent par téléphone (02 41 40 38 62 67 – 06 42 47 46 04) ou par courriel (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

L’accès aux archives est libre et gratuit, la consultation se fait sur place, en salle de lecture uniquement. Les archives publiques sont communicables de plein droit, sans délai ; cependant, des restrictions s’appliquent aux archives comportant des intérêts protégés par la loi (vie privée, secret industriel et commercial, secret médical, etc.).

Coordonnées :
Archives communautaires Saumur Val de Loire
5 quai Comte Lair - 49400 Saumur
02 41 38 62 67 ou 06 42 47 46 04
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
 
Adresse postale :
Communauté d'Agglomération Saumur Val de Loire
11 rue du Maréchal-Leclerc - CS 54030 - 49408 Saumur Cedex